Hoe kom je van je papieren facturen af? Digitaliseer jouw aankoop- en verkoopfacturen in 4 simpele stappen.

1. Jouw facturen altijd en overal beschikbaar

Digitale documenten zijn duurzamer, toegankelijker en flexibeler dan papieren documenten. Dus of je nu een document wilt laten nakijken, goedkeuren of handtekenen, een digitale workflow maakt dit eenvoudig mogelijk. Geen papieren facturen meer die rondgaan tussen verschillende afdelingen in de organisatie. 

Dankzij de cloud kan jij en je werknemers van eender welke locatie werken. Geen probleem met thuiswerk, jouw facturen zijn overal beschikbaar.

Met Robaws komen boekingsdocumenten (facturen, werkbonnen en offertes) in één systeem samen en worden naadloos verwerkt in de financiële administratie. Facturen kunnen bovendien eenvoudig rondgestuurd worden in de organisatie voor de gewenste goedkeuring en zijn in het digitale archief snel en eenvoudig terug te vinden.

2. Facturen in no time dankzij voorgemaakte templates en OCR

Maak je verkoopfacturen in een handomdraai op dankzij de voorgemaakte templates. Voeg automatisch handige documenten en attesten zoals een 6% BTW attest toe en factureer zoals jij het zelf wilt: vanuit een offerte, project of een tijdsregistratie. Een gestructureerde mededeling voor de betaling wordt automatisch aangemaakt. Daarnaast bezorg je facturen met een druk op de knop meteen aan je boekhouder. Handig!

Je aankoopfacturen manueel verwerken is ineens ook niet meer nodig. Zo vermijd je meteen ook dat er fouten worden gemaakt.
Door de OCR-functie laat je het document met je aankoopfactuur inlezen in onze software. De velden worden automatisch ingevuld door de scanning van het document. Makkelijker dan dit wordt het niet..

3. Meer projecten dankzij sneller goedgekeurde offertes

Jouw klanten kunnen de offertes online ondertekenen en je wordt rechtstreeks op de hoogte gebracht door ons systeem. Het ondertekenen kan zelf met een smartphone gebeuren, Robaws maakt het jouw prospecten zo eenvoudig mogelijk.

Sharon: “Enkele dagen voor het afsluiten van een kwartaal met een stapel facturen naar je boekhouder trekken, is nooit een goed idee: tijdig bijsturen is vaak moeilijk, waardoor de administratie niet altijd 100% foutloos verloopt. Bij een digitale administratie behoud je makkelijker de controle en win je daarbij enorm veel tijd uit.”

4. Foutloos factureren, behoud de eindcontrole.

Dankzij de goedkeuringsflow binnen Robaws behoud jij ten allen tijde de controle. Stel voor jouw aankoopfacturen in wie deze per leverancier eerst moet goedkeuren, vooraleer de betaling doorgaat. Controleer snel het project, is deze inorde? Geef jouw feedback snel en gemakkelijk mee. Het is daarnaast ook mogelijk om de goedkeuringsflow automatisch te activeren als je je factuur verstuurd naar jouw Robawsbox. 

In een digitale goedkeuringsflow kan je de goedkeuring alleen toegankelijk maken voor wie ze écht moet inkijken. Zo kan je ook vermijden dat documenten op een printer of bureau blijven liggen of verloren geraken tussen andere documenten.

Alle gedigitaliseerde documenten worden in het geheugen opgeslagen. Je hoeft dus geen opslagruimte te voorzien, stockageruimte te huren of de facturen meermaals te kopiëren om ze in verschillende mappen te bewaren. Zo is facturen digitaliseren synoniem met kosten en tijd besparen.