Werknemers gemotiveerd houden in coronatijd

Voor de eerste lockdown was Robaws al aan het experimenteren met telewerken. Net als hun product zorgen ze dat ook hun werknemers plaats en tijdonafhankelijk kunnen werken. Dankzij group effort van het hele team werken alle werknemers heel vlot thuis, net zoals op kantoor.

Tussen de eerste en tweede lockdown werkten de werknemers in bubbels op kantoor. Toen dan uiteindelijk de tweede lockdown werkelijkheid werd was het team al voorbereid door de eerste en verliep de omschakeling dus veel vlotter.

Open kaart spelen

Een uitdaging waarmee Line als HR manager speelt, is het feit dat ze net zoals iedereen ook even onzeker is. ‘Hoe lang zal het duren?’. “Het enige wat je dan kan doen is open kaart spelen en zorgen voor een constante communicatie met collega’s.” vertelt Line ons. Door zelf open kaart te spelen komen collega’s ook gemakkelijk met haar praten over wat er bij hen speelt. “Een praatje aan de telefoon, een chatberichtje… Het zijn van die kleine dingetjes die veel doen voor iedereen.”

Hechte collega groep

Teambuilding blijft belangrijk om vanop afstand toch het teamgevoel te creëren. Op kantoor staat een ping pong tafel waar over de middag normaal gezien altijd een potje ‘getafeltennist’ wordt. Aangezien dat niet meer ging, organiseerden de collega's virtuele ping pong. Elke dag spelen de werknemers een kort spelletje van maximum 15 minuten (bv. among us, cards against humanity, …).

Daarnaast worden ook enkele online teambuildingsactiviteiten georganiseerd. De werknemers kregen thuis een apero pakketje opgestuurd met Blind Tiger gin en bijgevolg hebben ze een e-peritiefke gedaan. Soms mag het ook wat actiever en competitiever daarom organiseerde Robaws ‘De digital bake off’. “Enkele collega’s kropen in hun mooiste keukenschort en probeerden de mooiste chocoladecake te maken. Wie de lekkerste heeft gemaakt hebben we helaas nooit kunnen ondervinden” Lachte Line.

Wandelen kan natuurlijk ook niet ontbreken, de nieuwste hype tijdens corona. “Van zodra het mocht om met 4 te gaan wandelen hebben we wandelmeetings gehouden. Echt vergaderd werd er niet maar bijvoorbeeld voor de onboarding van een nieuwe collega was dit wel een manier om de groepssfeer te bevorderen.” Legt Line uit.

Groeien in crisistijden

“Bij ons gebeurde een omgekeerde beweging inderdaad.” Bij de meeste bedrijven zijn het aantal werknemers gedaald maar bij Robaws worden er net nieuwe werknemers aangenomen. “We merken dat onze klanten net nu beginnen te beseffen hoe belangrijk digitalisatie is. En dat creëert natuurlijk veel werkgelegenheid!” verklaart Line.

Deze nieuwe werknemers opleiden en integreren in de collega groep was zeker een uitdaging. De afgelopen 6 maanden werden ongeveer een 5-tal aanwervingen gedaan. “Enkele collega’s hebben de nieuwe aanwervingen zelfs nog nooit in het echt gezien. Gelukkig leven we vandaag toch al in een tijdperk met genoeg online vergadermethodes! En uiteraard waar we vroeger bij een nieuwe aanwerving een teamactiviteit organiseerden, zullen we die momenten zeker nog inhalen!!” Vertelt Line.

Gemotiveerd blijven

Zelf is Line nog altijd super enthousiast en gemotiveerd. “Maar sta ik er elke dag altijd even enthousiast en gemotiveerd? Neen, en daar ga ik ook niet over liegen. Iedereen heeft een off-day, iedereen heeft een dag waar het niet gaat.” Geeft Line toe. Zo hebben de werknemers bij Robaws dat ook. Maar om dat op te lossen, hoort elk team elkaar dagelijks tijdens een korte stand-up meeting van 10 minuten. Hier overloopt elke collega zijn dag, wat er al gedaan is en wat er nog op hun to do lijstje staat. Deze meetings zorgen ervoor dat je elke dag iets hebt om naar toe te streven en zo gemotiveerd blijft.

"Laat je zeker niet opjagen of je verplicht voelen om elke dag opnieuw een massa overuren te draaien. Ga elke dag een tikkeltje verder dan de oorspronkelijke doelstelling maar denk op tijd aan stoppen en de nodige ontspanning om nog beter te presteren!"

Voordelen van telewerken

Nog nooit lag de nadruk zoveel op interne communicatie en die verloopt in alle eerlijkheid soms veel efficiënter online. Robaws leerde uit deze pandemie veel zaken die de teams later ook zullen blijven toepassen op de werkvloer: stand-up meetings, evaluatiegesprekken, activiteiten per team...

“Voor alle duidelijkheid ik mis de collega’s, de lunch, de lach- en plaagmomentjes op kantoor ook al ben ik vaak het slachtoffer van dat laatste.” Lachte Line. Maar geeft ook toe dat het naar huishouden en organisatie toe een ontzettende luxe is.

Line en haar man droomden er al jaren van om een puppy in huis te nemen maar daar moet je uiteraard goed voor zorgen, zeker in het begin. Door corona hebben ze eindelijk de stap gezet en hebben nu al 3 maanden een puppy genaamd Olaf in huis. “Hij weet intussen zich ook rustig te houden als zijn ‘dog mom’ aan het werken is. Een perfecte voorbereiding want Olaf gaat binnenkort mee met mij naar het werk als kantoorhond.” Vertelt Line ons. "Studies hebben bewezen dat een hond op het werk kan zorgen voor minder stress en een betere werksfeer."

Wat na corona?

Line is fan van na corona nog altijd enkele dagen van thuis uit te werken maar niet elke dag. Het communiceren online verloopt vlot echter een live meeting is toch nog altijd een andere dynamiek. Van zodra de barrière van enkel online meeten en chatten wegvalt, zullen collega’s die alle dagen thuiswerken uit de boot dreigen te vallen.

Als er van thuis uit gewerkt wordt is het moeilijk te controleren of de werkuren opgevolgd worden. Bij Robaws wordt er al gewerkt met flexibele uren waardoor werknemers zelf kunnen kiezen wanneer ze beginnen, eindigen en pauzes nemen. Dit klinkt heel mooi in theorie maar in de praktijk is het vaak onmogelijk. Daarom raadt Line ook iedereen aan om binnen de kantooruren altijd aan het werk te zijn. “Neem je pas een pauze om 14u om te eten dan moet je maar 1 telefoontje krijgen en je kan al een half uur van je pauze kwijt zijn. Neem pauzes op het juiste moment, die ontspanning vind ik zo belangrijk.” Legt Line uit.

Enkele tips om gemotiveerd te blijven

1. Probeer om toch steeds te blijven werken zoals je op kantoor aan het werk zou zijn. Behoud bijvoorbeeld dezelfde uren zodat je in hetzelfde ritme blijft als voordien.

2. Als het lukt om in een kamer apart te gaan zitten buiten de leef- en slaapruimte, doe dat ook. Je zal merken dat je spontaan dat ‘werk is gedaan’ gevoel krijgt wanneer je dan de livingruimte inkomt.

3. We kennen het allemaal, voor onze meetings online dragen we een hemdje/bloesje om deftig voor de dag te komen. Daaronder dragen we een comfy joggings-/pyjamabroek. Kleed je echt op alsof je naar het werk gaat, je voelt je spontaan iets zelfzekerder en komt sneller die ‘luie-modus’ uit..

4. Probeer ook buiten de werkuren schermtijd te verminderen, maak een wandelingetje of ga eens rondneuzen in de action in de buurt. Het zijn veel kwalitatievere pauzes waar je veel ontspannener kan uitkomen.

5. Communicatie is heel belangrijk! Met onze interne chatbox die iedereen steeds in de gaten houdt, onderhouden we contact met elkaar en kan iedereen snel geholpen worden