De noodzaak om te digitaliseren is groter dan ooit.

De noodzaak om digitaal te transformeren, is algemeen bekend in de bouwwereld. Maar voordat een dergelijke transformatie gestart wordt, dient er gekeken te worden naar de juiste redenen deze stappen te maken. Valkuilen zijn er genoeg bij het overschakelen naar een bouwsoftware. Zomaar ergens willekeurig of te groot beginnen, leidt vaak tot teleurstelling. De belangrijkste reden dat digitale transformaties mislukken is omdat organisaties niet duidelijk zijn over wat het voor hen en hun werknemers betekent. 

Hoe slaagt een transformatie dan wel? Digitale transformatie en de daarbij horende bouwsoftware draait om verschillende processen, waarbij het belangrijk is in kaart te brengen wat jouw bouwbedrijf nodig heeft. De inzet van bouwsoftware is puur een middel om digitaler te worden, geen doel. Een transformatie heeft directe invloed op de bedrijfsprocessen, de werknemers in het bedrijf én de klanten en partners van het bedrijf. 

Bepaal waarom je wilt veranderen

"Pas wanneer we de pijnpunten helder formuleren, kan een onderneming bepalen waarop de digitale transformatie gericht moet zijn"

Om bedrijfsprocessen te verbeteren of te vernieuwen, moet je uitmaken waar jouw pijnpunten zich bevinden. Begin bij waar je nu staat; hoe ziet het bedrijf eruit, hoe bedient het z’n klanten en waaraan werken de personeelsleden? Bouwbedrijven zien vaak de noodzaak van verandering dankzij de groeiende concurrentie. Verandering komt alleen niet van de ene op de andere dag. Daarbij gaat het in eerste instantie ook niet om de keuze voor een bepaalde bouwsoftware, maar om de zaken die de cultuur van het bedrijf veranderen.

Kijk waar processen efficiënt zijn of te langzaam gaan en breng dat in kaart. Zijn jouw offertes, facturen,.. professioneel genoeg? Waardoor verlies jij een project? Of klagen personeel en leveranciers over foutieve, langdurige of ondoorzichtige processen? Pas als de pijnpunten helder zijn geformuleerd, kan je als bouwbedrijf bepalen waarop de bouwsoftware gericht moet zijn.

Een vlotte opstart

Digitale transformatie gaat dus ook over cultuurverandering. Dat betekent dat mensen in de organisatie vooraan moeten staan. Hoe staat je organisatie tegenover innovatie en hoe wordt het ondersteund? Dat werknemers de mogelijkheid moeten krijgen om de vaardigheden te ontwikkelen die nodig zijn in de nieuwe realiteit wordt daarbij nog te vaak over het hoofd gezien.

De juiste begeleiding is daarom nodig. Medewerkers willen over het algemeen wel veranderen, maar niet veranderd worden. Neem ze vanaf het begin mee, dat maakt het proces ook veel efficiënter. Stel eens de vraag: als we van de tien papieren formulieren die hier gebruikt worden er drie gaan digitaliseren, hoe zou je dat vinden? En welke zouden dat moeten zijn? Daarmee pas je het proces niet ingrijpend aan, maar de organisatie kan wel proefdraaien. Vervolgens vraag je feedback aan de medewerkers; hoe ging het? Zie je nog meer kansen? 

Als medewerkers zien dat er processen kunnen veranderen, dan gaan ze meedenken en zelf ideeën pitchen. Dankzij de nodige opleidingen en een goede begeleiding zijn jouw werknemers in no time mee met de nieuwe bouwsoftware. Personeel op de werkvloer kijkt nu gewoon mee met softwareontwikkeling en doet suggesties. 

Maak budget vrij

"Soms is winst niet direct in geld uit te drukken"

Ondernemingen kijken terecht naar de kosten die een transformatie met zich mee brengt. De investering is over het algemeen ook fors. Maar is iets duur, of kost het veel geld? Dat zijn twee hele verschillende vragen. Duur betekent dat de transformatie dankzij een bouwsoftware geen waarde zou opleveren. Als het veel geld kost, kan het ook veel opleveren. Soms is winst niet direct in geld uit te drukken, maar bijvoorbeeld wel in het aantal tevreden klanten of de groei aan binnengehaalde projecten. Het kan ook betekenen dat taken overbodig worden, zodat werknemers andere werkzaamheden op zich kunnen nemen. Jouw 5 uur offerte opmaak kan zich reduceren naar 2 uur.

Omarm de technologie

Geen transformatie wordt succesvol voltooid zonder de juiste implementatie. Die vormt immers de basis van je digitale onderneming. Kijk goed welke onboardingsprocessen jouw gekozen bouwsoftware aanbiedt. 

Ook bij de opstart van bouwsoftware komt de cultuur van een onderneming om de hoek kijken. De nieuwe it-leverancier wordt nog wel eens als bedreiging gezien, omdat hij de bestaande situatie op de schop neemt. Daarom moet ook hier de tijd worden genomen om de personeel mee te nemen in het verhaal. Bouwsoftware is niet meer weg te denken en kan heel wat opleveren voor het bedrijf. 

Een digitale transformatie hoeft niet altijd te bestaan uit maatwerk. Een bedrijf heeft altijd standaard software, zoals boekhoudpakketten. Daar moet je niet aan willen sleutelen. Veel bouwsoftware programma’s leveren een uitgebreid aanbod aan modules. Denk aan een koppeling van een app met dat boekhoudpakket, zodat mensen onderweg orders kunnen invoeren. Ieder bedrijf is uniek, met specifieke eisen en wensen. Wat niet wil zeggen dat maatwerk altijd nodig is. Veel bedrijven kunnen prima uit de voeten met de standaardsoftware. 

Wees geduldig

Een transformatie is geslaagd als medewerkers of klanten van klanten tevreden zijn met de oplossing. Digitale producten en software moeten zijn ingezet om sneller en efficiënter te kunnen opereren. Als werknemers meer tijd hebben om uitzonderingen op de regel te verwerken, of als ze meer aandacht kunnen besteden aan persoonlijk contact dan aan administratieve taken.

Tegenwoordig hoef je niet meer bang te zijn voor de beruchte vendor lock-in, waarbij ondernemingen in het verleden nooit meer los kwamen van de it-leverancier. Mocht de samenwerking met je partij niet goed bevallen, dan stap je over naar een andere partner.

Zorg er in ieder geval ervoor dat je op de hoogte bent van de basisprincipes en best practices op digitaal gebied. Doorlopende professionele ontwikkeling heeft ook positieve invloed op de cultuur en het behoud van talent. Een digitale transformatie creëert zo een win-winsituatie.