6 tips om een CRM systeem succesvol te implementeren

In het begin kan je gebruik maken van Excel om alle informatie over klanten bij te houden maar naarmate het klantenbestand groeit is het misschien verstandiger om over te schakelen naar een klantenbeheersysteem. Zo’n implementatie van een CRM systeem vergt een investering van tijd en geld daarom is een goede voorbereiding van groot belang. Om het implementeren van de software succesvol te laten verlopen kun je op voorhand al enkele stappen doorlopen als voorbereiding. Om het voor jou gemakkelijker te maken hebben wij hieronder 6 tips opgelijst die zullen helpen bij het implementeren van de CRM.

  1. Onderzoek jouw uitdagingen

Breng in kaart waar het momenteel fout loopt in jouw organisatie en waarom je zou willen overstappen op een klantenbeheersoftware. Enkele voorbeelden van problemen die kunnen voorkomen: het moeilijk terugvinden van gegevens, er gaan gegevens verloren, veel tijdverlies, geen overzicht van hoe de verkoop verloopt en van voorafgaande gesprekken en collega’s die geen toegang hebben tot de juiste informatie. Het is natuurlijk ook mogelijk dat er in jouw organisatie andere zaken fout lopen. Het is gewoon belangrijk om voor jezelf in kaart te brengen wat er mis gaat zodat je weet wat er verbeterd kan worden.

  1. Stel doelen op

Elke onderneming heeft verschillende wensen en behoeften. Het is dus belangrijk duidelijk op te stellen wat je wil bereiken met klantenbeheer. Formuleer heldere doelstellingen door jezelf volgende vragen te stellen wat wil jouw onderneming bereiken, welke data wil je allemaal verwerken en wat je wil verbeteren.

  1. Meten is weten

Nu je weet welke doelen je wilt bereiken moet je ook onderzoeken hoe je zal meten of deze doelstellingen bereikt worden. Het is belangrijk om te weten welke data in de gaten moet gehouden worden om te zien of resultaten behaald worden. Deze kunnen dan ook verbeterd of bijgesteld worden als de resultaten niet naar wensen zijn.

  1. Relaties onderverdelen

Maak een onderscheid van de verschillende relaties die je in kaart wilt brengen. Zo kun je ze onderverdelen in grote klanten, nieuwe klanten, kleine klanten, vaste relaties… Je kunt deze categorieën zelf opstellen en op termijn is dat ook gemakkelijk om te zien op welke relaties je wil gaan focussen.

  1. De juiste software

Nadat je in kaart hebt gebracht welke doelen je wilt bereiken en hoe je deze wilt analyseren, is het tijd om de juiste software te kiezen. Dit is niet altijd een eenvoudige opdracht want er zijn veel programma’s op de markt. Neem dus voldoende tijd om de geschikte oplossing voor jouw onderneming te vinden. Naast de functionaliteiten is het ook belangrijk om te letten op het gebruiksgemak. Dit zal later ook voordelen hebben tijdens de opleiding van jouw medewerkers.

  1. Overtuig de medewerkers

Het is natuurlijk de bedoeling dat de software door alle medewerkers gebruikt zal worden. Besteed daarom voldoende tijd in het op de hoogte brengen van de werknemers. Bespreek de voordelen en de strategie met hen en zorg voor een opleiding zodat iedereen met het programma overweg kan. De ene collega zal al sneller op weg zijn dan een andere werknemer maar geef iedereen zeker voldoende tijd.