5 tips om je administratie na het bouwverlof snel up-to-date te brengen.

Tip 1: Maak de dagplanning voor de eerste week na het verlof op voorhand.

Je maakt het maar mee, je start de eerste dag na het verlof, je hebt nog geen tijd gehad om je PC op te starten en onmiddellijk komen je werknemers met de vraag wat er van hen verwacht wordt die dag. Voorkom dit probleem zodat ook jij op een rustige manier kan opstarten. Voor je in verlof gaat maak je reeds een dagplanning op voor na het verlof, bij voorkeur voor een hele werkweek.

Een goed softwarepakket beschikt over een dagplanning waarbij je werknemers, materieel en projecten overzichtelijk kan inplannen. Met een werkbon-app zoals Wappy wordt deze planning ook automatisch geforward naar de ingeplande werknemer. De eerste werkdag weten de werknemers onmiddellijk wat te doen door de digitale takenlijst. Iedereen start op zijn tempo de eerste werkdag op.

Je geeft op deze manier jezelf de eerste dagen extra tijd om de toegenomen administratieve pak te verwerken. Tegen het einde van de week heb je sowieso al wat meer tijd om de dagplanning van de volgende week aan te vullen.

Tip 2: Focus eerst op de aankoopfacturen.

Iedereen heeft telkens de intentie te beginnen met het verwerken van de inbox en dat bevat allerlei delen van de administratie gaande van klantvragen, offertes tot facturatie. Focus eerst op het verwerken van de aankoopfacturen.

Een softwarepakket zoals Robaws bevat OCR. Hierbij stuur je een factuur in een digitaal formaat door via OCR waar het door optische tekenherkenning ingelezen wordt. Aangezien dit proces enkele uren kan duren doe je dit eerst waardoor ze allemaal in 1 keer bewerkt worden in je administratieve software. Intussen begin je met een ander deel van de administratie.

Wanneer alle aankoopfacturen via OCR werden toegevoegd in je softwarepakket kan je deze betalen in 1 actie. Je trekt een betalingsbestand van alle openstaande aankoopfacturen die je betaalt via jouw professionele banking app.

Tip 3: Vraag je klanten te betalen met een gestructureerde mededeling.

Is je softwarepakket gekoppeld met Codabox of Ponto, dan worden alle binnenkomende betalingen geregisteerd in de software. Vraag je klanten uitdrukkelijk om te betalen met een gestructureerde mededeling. Als de mededeling gebruikt wordt zullen veel verkoopsfacturen automatisch afgevinkt worden en dat bezorgt je heel wat minder werk bij het opvolgen van je openstaande facturen.

Tip 4: Een goed stockbeheer zorgt ervoor dat je materiaal gemakkelijker kan bijbestellen.

Wees altijd alert voor een goed stockbeheer, verlof of niet het zorgt er ongetwijfeld voor dat je nooit in de problemen komt bij een uitgeputte stock. Laat je stock registreren in je softwarepakket, aanvankelijk lijkt het veel werk om alles te digitaliseren maar je zal zien dat het tijdsinvestering op termijn voor heel wat tijdwinst zorgt.

Bij Robaws loggen klanten in, scrollen ze naar de artikelmodule en zoeken ze op 'bijbestellen'. Alle artikels die uit stock dreigen te komen worden weergegeven. Robaws koppelt met webshops. Door deze koppeling worden alle artikels uit voorraad automatisch besteld in de webshop.

Een absolute musthave voor als je uit het verlof komt en niet veel tijd hebt om alles op een rijtje te zetten!

Tip 5: Verstuur je facturen en aanmaningen in één keer.

Ga op zoek naar een mogelijkheid om niet te veel tijd te hoeven spenderen aan één per één een e-mailtje te versturen met jouw factuur: 

1. Zorg dat je e-mailtemplates opmaakt waardoor je dus al geen tijd hoeft te stoppen in het typen van een e-mailtje. Door het gebruik van 'vervangcodes' kan je tekst automatisch worden aangevuld. Zoals het automatisch laten invullen van de voornaam, het factuurnummer en ga zo maar door.
2. Bekijk of het mogelijk is in je softwarepakket om je al je nieuwe verkoopsfacturen in 1 keer te versturen. Robaws heeft dit als standaard optie openstaan bij de facturatiemodule.
3. Gebruik dezelfde functionaliteit voor het versturen van aanmaningen. Dat opbellen kan je later doen, houd er rekening mee dat andere bedrijven momenteel ook in opstartfase zitten.